Die besten Online Tools für kleine Agenturen

Unsere Top-Tool-Tipps für digitale Teams.

Heute plaudern wir aus dem Nähkästchen und verraten, welche Tools und Dienste wir im Agenturalltag benutzen. Einige sind gratis (zumindest in abgespeckter Version) und für andere muss man tiefer in die Tasche greifen. Wir sind jedoch davon überzeugt, dass jedes Tool sein Geld wert ist und wir letztendlich mehr Geld damit verdienen als wir ausgeben – Weil wir dadurch produktiver oder effektiver sind oder besseren Service für unsere Kunden anbieten können.

Projektmanagement Tool: Thank god it’s monday!

Das Wichtigste zuerst: Monday.com, unser Tool für das Projektmanagement. Es ist die Website (bzw. App), die jeden Morgen als erstes gecheckt wird und den ganzen Tag über geöffnet bleibt. Wir behalten damit den Überblick über unsere Projekte, erinnern uns an Deadlines, leiten Aufgaben an Kollegen weiter, pflegen unsere to-do-Listen und und und. Soweit so gut. Aber besonders gut finden wir hier:

Individualität: Jedes Projekt ist anders, jede Agentur arbeitet unterschiedlich. Wir können jedes Projekt so darstellen, wie es für uns am besten passt. Man kann jedes „Board“ so anpassen, das es passt und alle wichtigen Infos ersichtlich sind. Einfach einfach: Das Ganze ist sehr intuitiv bedienbar. Man versteht auch ohne stundenlangen Tutorials, wie es funktioniert. Spaßfaktor: Monday ist so schön! Es ist toll gestaltet und bunt ist und es gibt bei Bedarf  tanzende Lamas auf den Dashboards ;).

monday kostet ab 17€ pro Monat, abhängig von Funktionen und Teamgröße. 

Zusammenarbeit und Kommunikation: Slack

Slack ist so etwas wie die Profi-Version eines Chats. Wir benutzen Slack (Web, Desktop-App, mobile App) um uns mit Kollegen, Kunden und Teams zu besprechen. Die Funkionen und Integrationen sind sehr umfangreich, da muss man erst einmal schauen, welche Features man braucht. Wir benutzen Slack zur Abstimmung von Projekten, zum Austausch über Layouts, Inspiration und Verabredungen.

Slack ist in der sehr umfangreichen Basis-Version kostenlos. 

Design Präsentation: InVision

Zuerst sei gesagt; Wir nutzen nur einen kleinen Teil der Funktionen, die InVision anbietet. Mit dem Online-Dienst InVision lassen sich Layouts, Prototypen Styleguides und vieles mehr präsentieren. Wir benutzen es, um Kunden Website-layouts, Logos, Bildsammlungen oder Styleguides zur Verfügung zu stellen. Man sendet dem Kunden dann einen Link zu, der Kunde erhält eine schicke Übersicht und kann  direkt kommentieren.

InVision ist in der beschränkten Basis-Version kostenlos. 

Papierkram? Papierkram!

Wir haben sehr lang (seeeeehr lang) nach einer für uns passenden Software für die Buchhaltung gesucht. Kriterien dabei waren z.B., dass es eine deutsche Software ist und auch der Serverstandort Deutschland ist (DSGVO und so ;)). Außerdem wollten wir individuell gestaltete Vorlagen für Angebote und Rechnungen, integrierte Zeiterfassung, Zugang für den Steuerberater, Belegerfassung per App, Bankabgleich und wiederkehrende Rechnungen. Kann Papierkram.de alles, wir sind glücklich!

Papierkram gibt es in einer kostenlosen Basis-Version und kostet ab 8€ pro Monat mit oben beschriebenen Funktionen.

Bewertungen und Kundenfeedback: ProvenExpert

Vertrauen wecken und zeigen, dass man zufriedene Kunden hat; ein wichtiger Teil des Agenturalltags. Wir haben uns für ProvenExpert entschieden, weil es ein vertrauenswürdiges Bewertungsportal ist, es für unsere Kunden extrem einfach und schnell ist uns zu bewerten und wir unsere Bewertungen unkompliziert auf der Website einbinden können (Widgets und Badges). Je nach Paket gibt es mehr oder weniger Funktionen, zB. die Einbindung von Google Sternen, Bewertungen aus anderen Portalen, mehrere Umfragen usw.

ProvenExpert gibt es als kostenlose Testversion, die allerdings nur 10 Bewertungen zulässt und auch sonst beschränkt ist. Die Basic-Version gibts ab 14,90/Monat.